Cómo reclamar una factura impagada: guía para autónomos y pymes

Para reclamar una factura impagada por autonomos y pymes el mecanismo más ágil y efectivo es el proceso monitorio. Muchos autónomos y pymes recuperan así lo que se les debe.

Soy David Giménez Belío, abogado especialista en Derecho Civil y Bancario en Zaragoza. Sé lo frustrante que es entregar un trabajo, emitir la factura y encontrarte con el silencio del cliente. El impago no solo te priva del dinero que legítimamente te has ganado, te quita tiempo y tranquilidad. En este artículo te explico, paso a paso, cómo cobrar una factura impagada y qué herramientas tienes a tu disposición.

Vamos a lo práctico, sin rodeos, para que sepas exactamente qué hacer desde el primer momento.

¿Cómo reclamar una factura impagada paso a paso?

Antes de entrar en el detalle, te doy la visión de conjunto. Reclamar una factura impagada suele seguir esta secuencia:

• Reclamación amistosa con requerimiento de pago fehaciente y oferta vinculante confidencial o invitación a negociar.
• Cálculo de intereses de demora y costes de cobro.
• Proceso monitorio ante los tribunales si el cliente no paga de forma amistosa.
• Ejecución y embargo de bienes y derechos con el título judicial obtenido.
• Inclusión en ficheros de morosos si es el caso.

No siempre hay que recorrer todas las fases: muchas veces el impago se resuelve en las primeras. Pero conviene conocer todo el recorrido para actuar con determinación desde el principio. Veámoslas una a una.

¿Cómo empiezo? La reclamación amistosa

El primer paso es la reclamación amistosa: un recordatorio primero y, un requerimiento de pago fehaciente con oferta vinculante confidencial o invitación a negociar después. Puedes hacerlo mediante burofax o email certificado, para que quede constancia.

Este requerimiento no es un simple trámite. Cumple tres funciones muy importantes:

• Interrumpe la prescripción de la deuda, reiniciando el cómputo del plazo para reclamar.
• Sirve de prueba de que has reclamado, de la fecha y del importe exigido.
• Es un requisito de procedibilidad. Sin oferta vinculante o invitación a negociar no puedes poder una demanda en los tribunales.

Muchos autónomos se conforman con llamar por teléfono o enviar un WhatsApp. El problema es que esas gestiones generalmente no sirven para luego poder poner una demanda judicial. Un burofax o un email certificado, en cambio, es un requisito imprescindible para que luego te admitan la demanda judicial.

Mi consejo es que no dejes pasar el tiempo confiando en la buena voluntad del cliente moroso. Un requerimiento formal, redactado con firmeza y corrección, transmite que vas a por todas y, en muchos casos, desbloquea el pago sin necesidad de pleitear.

¿Puedo cobrar intereses de demora y gastos?

Sí, y es algo que muchas pymes y autónomos desconocen. Cuando se trata de operaciones comerciales entre empresas o autónomos, se aplica la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, que te reconoce derechos importantes frente al cliente moroso.

Esta normativa fija el plazo legal de pago por defecto en 30 días, ampliable hasta un máximo de 60 días si así se pacta expresamente. Si estos plazos se imcumplen, puedes reclamar:

• Intereses de demora, cuyo tipo se sitúa, de forma aproximada, en el tipo de interés del Banco Central Europeo (BCE) más 8 puntos porcentuales.
• Una compensación por costes de cobro de, al menos, 40 €.

Conocer estos derechos cambia tu posición negociadora. No solo puedes reclamar el principal de la factura, sino también los intereses de demora, y la compensación por los gastos que te ha ocasionado tener que perseguir el cobro. Es una forma de que el impago no le salga gratis al deudor.

¿Qué es el proceso monitorio y por qué es la vía más eficaz?

Si la reclamación amistosa no da resultado, la herramienta estrella es el proceso monitorio, regulado en los artículos 812 y siguientes de la LEC.

Es la vía pensada precisamente para deudas dinerarias documentadas: facturas, albaranes, correos electrónicos y, en general, cualquier documento que acredite la deuda. Y tiene una gran ventaja: no tiene límite de cuantía, por lo que sirve tanto para importes pequeños como para deudas elevadas.

Su funcionamiento es ágil:

• Se presenta la petición ante el Tribunal de Instancia del domicilio del deudor.
• El tribunal requiere de pago al deudor para que en el plazo de 20 días pague lo que se le reclama o se oponga.
• Si el deudor no paga ni se opone, se despacha ejecución (es decir, se abre la puerta al embargo).
• Si el deudor se opone, el asunto continúa por juicio verbal u ordinario, según la cuantía (15.000 € o más).

Por su sencillez y eficacia, el monitorio es la vía que más utilizo para ayudar a autónomos y pymes a cobrar lo que les deben. Un porcentaje relevante de deudores paga o llega a un acuerdo tras recibir el requerimiento judicial. Aquí puedes ver cómo trabajo la reclamación de deudas impagadas en mi despacho.

¿Qué pasa si el deudor no paga tras el requerimiento?

Aquí es donde el proceso muestra todo su potencial. Si el deudor no paga ni se opone al requerimiento del monitorio, se despacha ejecución y puedes pasar directamente a la fase de embargo. Es posible instar el embargo de las cuentas, los créditos o los bienes del deudor para cobrar lo que te debe.

Si, por el contrario, el deudor se opone, no se acaba el camino: el asunto sigue por el juicio que corresponda según la cuantía, donde se discutirá y resolverá la reclamación. Que exista oposición no significa que el deudor tenga razón; simplemente traslada la decisión al Juez.

Conviene, eso sí, valorar de antemano si el deudor tiene patrimonio con el que responder. De poco sirve obtener una resolución favorable si ya sabemos que el deudor es insolvente. Así que dentro de la estrategia de cobro, analizamos también las posibilidades reales de embargo antes de dar cada paso. En ocasiones, ese análisis aconseja negociar un aplazamiento o un pago parcial en lugar de litigar.

En cualquiera de los dos escenarios, tener reunida y ordenada la documentación necesaria desde el principio allana mucho el camino.

¿Puedo incluir al moroso en ASNEF y otros ficheros?

Sí, la inclusión en ficheros de morosos (ASNEF y similares) es una medida que, utilizada correctamente, puede ser una buena herramienta dentro de la estrategia de cobro.

Eso sí, se podrá utilizar siempre que se cumplan ciertos requisitos. Para que la inclusión en un fichero sea correcta, la deuda debe ser:

• Cierta: existe realmente.
• Vencida: ha llegado su fecha de pago.
• Exigible: puedes reclamarla.
• Previamente requerida de pago al deudor.

Cumpliendo esas condiciones, la incorporación a un fichero de solvencia patrimonial es lícita y puede tener un efecto disuasorio importante, porque figurar como moroso dificulta al deudor el acceso a financiación.

Ahora bien, hay que hacerlo con rigor: una inclusión indebida puede volverse en tu contra. Por eso conviene asesorarse. Si quieres saber como trabajo la inclusión indebida en registros de morosos.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura?

Con carácter general, las deudas por facturas prescriben a los 5 años (según el artículo 1964 del Código Civil), contados desde el momento en que pudieron reclamarse, aunque hay algunos tipos de deuda que tienen plazos de prescripción más cortos.

Si dejas pasar ese plazo sin reclamar, corres el riesgo de perder el derecho a cobrar. Por eso insisto tanto en el requerimiento fehaciente: además de servir de prueba, interrumpe la prescripción y te da más margen.

De todas formas, tienes que tener claro, que e tiempo siempre juega en tu contra. Cuanto más tardes en reclamar, más difícil será que consigas cobrar, así que conviene no dormirse.

¿Qué documentación necesito para reclamar?

Cuanto mejor documentada esté la deuda, más sencilla será la reclamación. La documentación clave suele incluir:

• El contrato o el presupuesto aceptado.
• La factura correspondiente.
• El albarán de entrega o conformidad del trabajo o la mercancía.
• Las comunicaciones con el cliente (correos, mensajes, requerimientos).

Un consejo: la mejor forma de prevenir impagos es firmar buenos contratos y establecer garantías desde el inicio de la relación comercial. Trabajar bien la fase de contratación te ahorra muchos problemas de cobro después. Y si aun así llega el impago, tendrás todo listo para reclamar sin sobresaltos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la forma más rápida de reclamar una factura impagada?

Para deudas documentadas, el proceso monitorio suele ser la vía más eficaz. Se presenta ante el Tribunal de Instancia del domicilio del deudor, que le requiere de pago en 20 días. Si no paga ni se opone, se despacha ejecución y se puede embargar.

¿Puedo cobrar intereses por una factura pagada tarde?

Sí. En operaciones entre empresas o autónomos se aplican los intereses de demora de la Ley 3/2004 (aproximadamente, el tipo del BCE más 8 puntos porcentuales) y una compensación por costes de cobro de al menos 40 €.

¿En cuánto tiempo prescribe una factura impagada?

Con carácter general, las deudas por facturas prescriben a los 5 años desde que pudieron reclamarse, conforme al artículo 1964 del Código Civil. Un requerimiento fehaciente interrumpe la prescripción, así que no conviene dejar pasar el tiempo.

¿Necesito abogado para presentar un proceso monitorio?

La petición inicial del monitorio tiene un formato sencillo, que no requiere de la firma de abogado, pero contar con asesoramiento experto ayuda a preparar bien la documentación, calcular correctamente intereses y costes, y afrontar una eventual oposición del deudor con garantías.

¿Necesitas ayuda para cobrar una factura impagada?

Si un cliente no te paga, no dejes que la deuda se enquiste ni que prescriba. Te ayudo a reclamar, desde el requerimiento inicial pasando por el monitorio y terminando con el embargo, para que recuperes tu dinero.

Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Cada caso requiere un análisis individual.